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Buon compleanno all’ufficio incomune che oggi compie 20 anni

Il 3 novembre 2003 apriva a Montevarchi, nei locali sotto il loggiato del palazzo comunale, Incomune.

Un ufficio che sempre più nel corso del tempo ha assunto un ruolo importante nel rapporto tra il cittadino e l’amministrazione comunale.

Nato come Ufficio per le Relazioni con il Pubblico, già dalla sua apertura conteneva aspetti di novità come la consegna a mano degli atti all’ufficio protocollo e il rilascio di certificati anagrafici (primi aspetti che nel tempo trasformeranno questo luogo come il punto di accesso per i cittadini ai servizi del comune).

Ma la sua novità principale era la specializzazione nella comunicazione ds parte dei suoi operatori, tanto che questo ufficio divenne il punto di riferimento della comunicazione istituzionale, dal rapporto diretto con le persone, all’ufficio stampa, al sito internet, al giornalino, fino ai social media.

Uno dei pochi esempi in Toscana di vera applicazione della legge 150 del 2000 sulla comunicazione nella pubblica amministrazione, che prevede una netta divisione tra comunicazione politica e istituzionale, attraverso l’individuazione di figure diverse.

Una decisione assunta dall’allora sindaco Giorgio Valentini e dall’assessora Chiara Galli di affidare la funzione della comunicazione istituzionale a Incomune, e portata avanti dall’allora dirigente Mauro Amerighi, che decise di inserire l’ufficio nel servizio informatizzazione dell’ente, con responsabile Giuliano Artini.

Così questo ufficio ha avuto il privilegio di lavorare per mesi senza aprire al pubblico, creando internamente una banca dati delle procedure (realizzata da Carlo Dolfi) grazie alla collaborazione di tutti gli uffici del comune.

Contemporaneamente coloro che avrebbero lavorato al suo interno ( Tiziana Nannini, Elisa Alice, Cinzia Sgrevi e il sottoscritto) facevano corsi sulla comunicazione pubblica e si formavano con gli uffici per essere in grado di dare ai cittadini le giuste risposte.

La prima esperienza concreta di Urp avvenne nella primavera del 2002, con il passaggio del servizio idrico dal comune a Publiacqua.

Migliaia di cittadini per mesi vennero a svolgere la procedura del loro passaggio da noi, accolti nell’atrio del palazzo comunale.

Quell’esperienza fu il primo contatto diretto del nuovo ufficio con i montevarchini, un contatto che ci fece capire come l’accoglienza, la comunicazione e l’accompagnamento delle persone in un cambiamento di gestione non facile come quello idrico, era un modo importante per creare un rapporto di fiducia.

C’era la bellezza, da un lato, di sentirsi utili e, dall’altro, la risposta di gratitudine che veniva dai cittadini per averli aiutati in un momento importante di cambiamento.

Insieme all’ufficio Incomune il 3 novembre 2003 abbiamo aperto un punto di accoglienza all’ingresso del Comune (con la nostra Marta Brogi) per indirizzare le persone verso gli uffici, e il punto QuiEnel, il primo in Valdarno (con Doria Gigli, Giulia Ermanni ed Emanuele Antonielli), tutto grazie ad una convenzione con l’Auser di Montevarchi.

Il punto QuiEnel, nato quando chiudeva l’ufficio Enel a Montevarchi, ha evitato per molti anni a tanti valdarnesi di recarsi ad Arezzo o Firenze per fare le loro pratiche.

Dopo la sua chiusura questi sportelli hanno continuato a funzionare in Valdarno (ci sono sportelli a Montevarchi, San Giovanni Valdarno, Terranuova Bracciolini) e sono gestiti direttamente da quei tre ragazzi che allora iniziarono con noi questa esperienza.

La scelta di dare importanza alla comunicazione è stata la  scelta di valorizzare per prima cosa non le decisioni politiche di giunta e sindaco, ma di dare spazio a ciò che tiene insieme una comunità, perché la comunicazione istituzionale è diretta a tutti i cittadini e riguarda innanzitutto i servizi svolti dall’ente.

Una scelta contro corrente, quando molte amministrazioni pubbliche hanno puntato su una comunicazione più politica, personificandola troppo spesso nella figura del referente politico dell’ente.

Invece Incomune no: la redazione del giornalino era autonoma (la giunta vedeva il giornalino solo dopo la sua stampa), vi si curava la storia delle associazioni, le storie delle persone, i servizi per i cittadini, le scadenze importanti, la storia della città,  i suoi personaggi più o meno famosi…

Ma intanto l’ufficio cresceva nei suoi servizi, con alcune delle procedure dei tributi, poi il rilascio della carta di identità, le domande per i servizi scolastici, l’apertura quotidiana dello sportello per i cittadini stranieri, lo sportello del lavoro, l’apertura dello sportello di Levane insieme al Cup dei servizi sanitari.

Cresceva anche nel personale: quasi subito è arrivato Maurizio Di Dato e poi Rossana Rossi, Alessio Monsecchi, Maurizio Setti e Valentina Sottili all’Urp (più tardi anche Mary Simeone e Rita Cencetti), Leo Casucci all’ufficio stampa, Paolo Martinino per gli stranieri, Laura Morbidelli allo sportello QuiEnel, Benedetta Pelagani e Silvia Del Riccio a tempo determinato, e poi tanti ragazzi e ragazze del servizio civile e dei tirocini universitari, formatisi in questa piccola scuola di vita.

La scelta di aprire uno sportello per i cittadini stranieri ( in collaborazione con il servizio sociale) tutti i giorni per aiutarli nel loro inserimento nella città fa capire come in quegli anni si investiva in integrazione e di come oggi (con lo sportello aperto una sola volta la settimana) tutto ciò sia finito lasciando queste persone spesso senza un accompagnamento che li aiuti a inserirsi nella nostra società.

Intanto gli uffici non bastavano più e nell’ottobre del 2007, dal loggiato del palazzo comunale ci siamo trasferiti in via Isidoro Del Lungo aprendo da 3 a 8 sportelli.

L’ufficio è diventato un servizio, proprio perché la comunicazione istituzionale era un servizio trasversale a tutti gli altri servizi del comune.

Da qui, grazie anche al finanziamento del Piuss che ha trasformato il centro storico di Montevarchi, nasceva l’idea di dar vita all’Urban Center in via dei Mille.

Abbiamo continuato nel tempo la scelta di una comunicazione istituzionale come guida dell’ufficio, prima con la gestione del nuovo sito internet e poi anche con l’avvento dei social media e la fine della stampa del giornalino.

Il buongiorno e la buonanotte, la pubblicazione delle foto dei cittadini sulla città, il racconto di storie, le campagne di comunicazione (una su tutte “io sono Montevarchi” sulla raccolta differenziata), le rubriche, i pasti della mensa, gli orari delle farmacie, il cinema sono una conseguenza portata sui social media della scelta originaria di fare e sentirsi una comunità unita che va oltre ed è superiore a chi guida politicamente una città.

Nel dicembre 2016 è stato infine inaugurato l’urban Center unendo insieme l’ufficio anagrafe e Incomune, inserendo in tale struttura anche l’ufficio cultura e promozione del territorio, con un progetto guidato ancora una volta dalla comunicazione istituzionale che è la rete che tiene insieme tutti questi servizi.

Una storia lunga, bella, fatta anche di contrasti, di sconfitte e successi, a volte errori, altre incomprensioni.

Il merito della lunga e comunque importante storia di incomune nella sua città va a tutti coloro che l’hanno pensato, fatto crescere, messa a disposizione la propria professionalità e competenza a servizio delle persone della nostra comunità.

E anche ai Sindaci che si sono succeduti in questi anni dopo Giorgio Valentini, Francesco Maria Grasso e Silvia Chiassai Martini.

Dalla sfera politica, a quella tecnica, a chi si è messo a disposizione dei cittadini.

Per me guidare prima l’ufficio Incomune e poi il servizio comunicazione e informazione, è stato motivo di una grande crescita professionale.

Avere avuto alcune università che nel tempo hanno studiato questa esperienza, aver organizzato momenti di formaIone professionale a vari livelli, essere stati aperti all’innovazione in vari campi (dal sito internet, ai social media, ai nuovi servizi digitali), aver cercato di restare un ufficio accogliente e pronto a dare risposte, cercando di non perdere mai di vista lo scopo principale di vivere in un punto e uno spazio di comunità è stata un’avventura professionale e umana bella e unica.

Oggi il cammino di Incomune continua, le persone che vi lavorano hanno grande competenza e professionalità e la strada tracciata prosegue con le dovute diversità date dal tempo che scorre, dai cambiamenti intervenute e dalle caratteristiche dei dipendenti.

Sono felice di aver contribuito a dar vita ad un ufficio che ha un futuro, che saprà vivere l’innovazione necessaria che non cesserà di essere un punto di riferimento per i cittadini.

Spero anche che la comunicazione istituzionale resti il faro che guida Incomune, senza che la politica, che ha altre strade da percorrere, se ne impossessi, perché sarebbe l’errore più grave.

C’è una forma di comunicazione che è di tutti i cittadini indipendentemente dal loro pensiero politico, che non è del Sindaco o della Giunta,  che hanno a loro disposizione strumenti e mezzi propri.

È quella comunicazione che ci parla della nostra comunità, della sua storia, delle sue radici, di ciò che rende una città quella città diversa dalle altre, unica e che non guarda al colore o alla persona che si vota, ma che va oltre quel breve tratto di strada che un Sindaco percorre e che è proprietà di tutti.

Quel tipo di comunicazione è ciò che ha fatto nascere, crescere e diventare forte l’ufficio Incomune .

Auguro con tutto il cuore buona e lunga vita a Incomune accanto e al servizio della sua comunità….

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